Menggunakan Google Docs sebagai aplikasi Office yang berbasis Cloud

Pengenalan Google Docs, alternatif Ms Office

Google Docs adalah pengolah kata yang disertakan sebagai bagian dari rangkaian Google Docs Editor gratis berbasis web yang ditawarkan oleh Google.

Layanan ini juga mencakup Google Sheets, Google Slides, Google Drawings, Google Forms, Google Sites, dan Google Keep. Google Docs tersedia sebagai aplikasi web, aplikasi seluler untuk Android, iOS, Windows, BlackBerry, dan sebagai aplikasi desktop di Google Chrome OS. Aplikasi ini kompatibel dengan format file Microsoft Word. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengedit file secara online sambil berkolaborasi dengan pengguna lain secara real-time. Hasil edit dilacak oleh pengguna dengan riwayat revisi yang menyajikan perubahan. Posisi editor disorot dengan kursor dan warna khusus editor dan sistem perizinan mengatur apa yang dapat dilakukan pengguna. Pembaruan telah memperkenalkan fitur-fitur yang menggunakan pembelajaran mesin, termasuk "Jelajahi", yang menawarkan hasil penelusuran berdasarkan konten dokumen, dan "Item tindakan", yang memungkinkan pengguna untuk menetapkan tugas kepada pengguna lain.

Pada artikel ini digunakan Google Slides untuk memahami fungsi kolaborasi dan manajemen versi.

Google Slides

Google Slides digunakan untuk membuat slide presentasi layaknya Ms PowerPoint. Untuk menggunakan Google Slides yang dibutuhkan hanyalah akun Google yang terdaftar, kemudian bisa mengakses link berikut untuk memulai Google Slides.

Google Slides https://docs.google.com/presentation/ 

Pada artikel ini akan digunakan presentation/slide yang sudah dibuat oleh penulis.

Fungsi Kolaborasi

Untuk mengaktifkan fungsi kolaborasi klik tombol Share pada pojok kanan atas, berwarna kuning disebelah avatar akun Google. Kemudian pilih akses yang akan diberikan.

Teman atau Grup tertentu saja

Jika hanya untuk teman/akun yang dikehendaki, pilih Share with people and groups. kemudian ketik nama email akun teman yang akan diundang.

Publik(sembarang akun) dengan limitasi akses

Jika hendak dipakai secara bebas untuk sembarang akun maka pilih Get link, kemudian tentukan akses yang diijinkan. Untuk mengijinkan sembarang akun bisa mengubah isi dokumen/slide, pilih akses Editor. Kemudian copy link yang disediakan untuk dibagikan ke sembarang akun.

Fungsi Manajemen Versi

Dengan menggunakan versi maka dokumen/slide bisa diketahui atau diambil versi mana yang akan dipakai. Semacam menggukan version control Git atau SVN. Ini akan sangat bermanfaat terutama untuk kasus dokumen skripsi atau tugas akhir yang seringkali berubah-ubah revisinya dan membuat banyak file-file yang membingungkan namanya.

Penderitaan mahasiswa oleh file skripsi dengan revisi yang banyak

Untuk melihat versi dari dokumen/slide akses menu File > Version History > See Version History.

Versi-versi dokumen yang sudah disimpan oleh Google bisa dilihat riwayatnya, bahkan bisa kita berikan nama/label, untuk mempermudah mengetahui versi dokumen mana yang akan disimpan atau dipakai. Bahkan kita bisa mengetahui perubahan apa saja yang dilakukan oleh akun yang kita ajak untuk kolaborasi.

Sekian.

Mahasiswa :

Koko Himawan Permadi (19051204111)

Danang Ardiyanto (17051204007)

Arizka Lutfhi (17051204018)

Prodi : S1 Teknik Informatika